Время — единственный ресурс, которым в равноправном количестве владеют все люди. У каждого человека есть 24 часа в сутках. Отличие друг от друга в том, что каждый человек использует его по-разному.
По какой причине не хватает времени? Что отнимает минуты?
Постоянные авралы, жалобы на то, что очень много работы, а времени слишком мало — симптомы повседневного хаоса. В действительности, времени достаточно. Обычно неверно расставляются приоритеты.
К примеру, человек плохо себя чувствует, но не обращается к врачу из-за большого количества дел, и продолжает игнорировать недомогание, аргументируя большой занятостью. Дальше ему становится гораздо хуже и уже в безвыходном положении приходится посещать поликлинику.
Времени у человека больше не стало, да и дел не уменьшилось, просто изменились приоритеты. Из-за острого недомогания нашлось место в списке дел, чтобы позаботиться о здоровье. Так происходит со всеми делами. Проблема заключается не в том, что времени не хватает, а в неправильно расставленных приоритетах.
Неэффективная организация времени приводит к тому, что хаос поглощает ценный ресурс, и драгоценные минуты бесследно утекают. Чтобы всё успевать и иметь свободное время, необходимо распознать и исключить, что именно мешает эффективной работе.
Основные причины и поглотители времени, ведущие к его потерям:
- отсутствие планирования дня;
- нет правильной расстановки приоритетов в делах;
- бессмысленные телефонные разговоры;
- просмотр телепередач;
- социальные сети, компьютерные игры, интернет;
- отсутствие самодисциплины;
- бардак на рабочем столе;
- дорога;
- поиск необходимых вещей;
- регулярное откладывание выполнения дел;
- перепрыгивание с одного дела на другое.
Каждый пункт ведет к неэффективности в делах.
Как научиться рационально использовать время?
Когда в голове возникает мысль, что на выполнение какого-либо дела нет времени, необходимо задуматься о том, правильно ли расставлены приоритеты. Чтобы всё успевать и не быть постоянно занятым, при планировании дел нужно воспользоваться одним из приемов тайм-менеджмента. Известная матрица Эйзенхауэра помогает разделить дела на группы:
- срочные и важные;
- не срочные дела, но имеющие большое значение;
- срочные, но не существенные;
- не срочные и не столь важные.
Становится понятно, в какой последовательности выполнять дела, чтобы уложиться в сроки. Важно провести хронометраж времени — это учет и контроль расхода времени.
Для чего нужен хронометраж времени?
Для того, чтобы определить, на что оно расходуется и выявить его резервы. Хронометраж поможет узнать не только расход времени, но и укажет на бессмысленно потраченное время. Ежедневно необходимо составлять список дел и напротив каждого дела прописывать, сколько времени уходит на выполнение конкретного действия. В дальнейшем, при составлении плана, эти знания помогут закладывать точное время на выполнение дел.
При планировании дня, недели, месяца в план необходимо вписывать резервные блоки, которые понадобятся, если выполнение какого-либо дела затянется. В план нужно включать блок для перерыва, если не планировать отдых, времени для него не будет.
Преимущества проведения хронометража:
- повышает личную эффективность;
- вырабатывает привычку подходить к делам осознанно и внимательно;
- вырабатывает эффективное мышление.
Время в дороге
К одним из основных поглотителей времени относится время, проведенное в пути. Всегда необходимо оценивать, насколько важна поездка, возможно, вопросы можно решить в телефонной беседе. Когда вариантов нет, и необходимо ехать, то следует провести тщательную подготовку к поездке:
- рассчитать время в пути;
- пересмотреть маршрут, выбрать оптимальный вариант;
- договориться о встрече заранее;
- во время передвижения можно почитать книгу, послушать любимую музыку.
Заключение
При правильном и грамотном планировании и при исключении или сокращении поглотителей времени дела будут выполнены в срок. Останется время на отдых, а резервные блоки принесут уверенность и спокойствие.
